自動化會計週期的8個小步驟
我們經常在商學院一年級學習會計週期,這是一個八步流程,定義了公司應如何管理財務記錄保存,以確保及時、準確的報告並降低財務欺詐的風險。會計週期概念有時被稱為「記錄到報告」 ,是將會計作為業務功能進行討論的一種便捷方式。但這並不能提供會計流程的完整畫面:可能只有八個步驟,但這些步驟是會計人員必須執行數千項重複、手動和繁瑣的任務才能完成的。 會計週期步驟 1. 識別交易 – 會計週期從識別與財務相關的業務交易開始,即涉及收取付款或支付資金的任何交易。收集此資訊涉及與銷售、採購和人力資源部門的多個部門的人員合作,這可能需要會計團隊訪問各種系統。相關數據有多種格式,包括供應商帳單明細、員工零用錢報告、銀行對帳單和其他檔。 2. 在 日記帳中記錄交易記錄 – 下一步是在公司的日記帳中捕獲這些交易記錄。曾經,日記條目是手寫的。然而,今天,大多數組織都使用計算機化日記,這可能像電子表格一樣簡單。沒有改變的是記錄日記帳分錄所需的工作量,特別是當交易詳細資訊存儲在許多不同的系統中或僅存在於紙上時。將資訊輸入會計系統需要手動輸入數據,這是一個繁瑣且耗時的過程,增加了會計錯誤的風險。 3. 將交易記錄 過帳到總帳 – 審核后,日記帳分錄將過帳到分類帳。這也可以手動完成,會計人員單獨發佈每個條目。這個費力的過程是入門級會計軟體包的標準配置,在處理數千筆交易時可能會非常耗時。 4. 生成未調整的試 算表 – 隨著會計期接近尾聲,財務團隊會運行試算表,以查看所有交易是否正確記錄,並確保截至期末日期的賬戶餘額。一些會計系統要求公司使用冗長而複雜的帳戶代碼,如果他們想按部門、地點或不同的報告部門跟蹤成本、銷售和其他交易,就會使這變得困難。 5. 審查工作表 –