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- 目前還不清楚冠狀病毒的爆發何時會平息，疫苗可能需要幾個月的時間才能研發出來。 同時，經濟損失持續增加。 無論是旅行計畫取消、供應鏈中斷或社交距離，這種情況都迫使各種規模的組織重新制定緊急應變和業務連續性計畫。 身為企業領導者，您的公司可以立即採取以下一些步驟，以確保您的企業成功轉型，並在 COVID-19 威脅減弱後為復原做好準備。
採取適當的步驟進行業務轉型
- 為了應對 COVID-19，公司正在快速制定業務連續性計劃。 有些人正在修改現有的手冊來應對疫情，而有些人則從頭開始。 制定計劃時需要考慮以下幾個面向：
- 1. 第一步是建立專門的危機團隊。 像 COVID-19 這樣的流行病可能會對業務的各個部分產生影響。 團隊中的每個成員，從執行領導層以下，都應該知道誰在做什麼。 準備一份業務領導和關鍵員工的緊急聯絡人名單，並對參與執行業務連續性計畫的人員進行培訓，以確保他們在收到通知時立即做好準備。
- 2. 建立強而有力的外部和內部協作。 這包括溝通、公共關係、法律和業務流程回應團隊。
- 3. 制定利害關係人溝通策略，其中包括員工、投資者、消費者、供應商和監管機構。 尤其是員工，他們會向您尋求回應、指導和定期溝通。
- 4. 向您的員工表明您在這個困難時期關心並支持他們。 例如，就像Slack 執行長 Stewart Butterfield 一樣，他最近在Twitter 上的一份全員備忘錄中向員工傳達了這樣的訊息：「我想稍微強調一下我已經說過的話：不要給工作帶來壓力。”
- 5. 任何業務連續性計劃的一部分都是審查您的差旅規則、人力資源政策和急救計劃。 準備實施遠距辦公並加強您的 IT 基礎架構以支援這些安排。
- 6. 查看貴公司有關筆記型電腦和行動裝置資料保護的政策。 在這樣的數位時代，許多公司不提供行動裝置的備份和復原。 現在是這樣做的好時機。 行動裝置備份的常見替代品是集中式協作系統，例如 G-Suite 或 Office 365。培訓員工如何最好地使用這些系統，以便將智慧財產權儲存在其中，而不是僅儲存在筆記型電腦上。
- 7. 如果您的數位化專家（IT 員工）無法實際管理您的資料中心，您的公司可能難以應對當前的危機。 這就是基於雲端的全自動災難復原服務的用武之地。您的所有資料和服務都可以自動遷移並從雲端運行，這可以讓您騰出時間來處理其他問題，例如確保員工安全。
為遠距辦公做好準備
《時代》雜誌稱冠狀病毒的爆發是「世界上最大的在家工作實驗」。 上週，隨著 COVID-19 病例繼續在全球蔓延，數百萬人開始在家工作。 在製定業務連續性計劃時，您可以透過以下一些實用方法為完全遠端辦公做好準備：
基礎設施安全
當前危機期間罕見的大規模遠端協作可能會考驗現有基礎設施的安全性。 主動評估您的IT系統，並專注於非標硬體（自帶設備）和公網場景。 還應評估對業務應用程式、數據和其他技術資產的訪問，以消除潛在的安全風險。 多重身份驗證 (MFA) 是員工存取所有公司資料的安全方式。 它也很容易實現。 當使用者在您管理的裝置上使用其工作憑證遠端連線到您的網域時，MFA 幾乎是透明的。
會議與協作
準備好使用 Zoom、WebEx、Skype 或 Slack 等線上協作工具進行日常會議、通話和協作。 Trello 和 Basecamp 等專案管理工具可以讓每個人就其專案所需的內容保持一致。 進行視訊會議時，鼓勵員工使用背景模糊等功能來屏蔽潛在的干擾，例如兒童和吠叫的狗。 最重要的是，設定目標並制定指導方針，幫助遠距工作者了解對他們的期望，以便他們能夠成功地按時完成任務。
文化與變革管理
遠距工作會為維持健康的工作文化帶來挑戰。 現代社交平台可以幫助確保訊息被聽到、領導力可見並分享最佳實踐。 使用線上協作工具和大型會議網路廣播與組織進行溝通。 例如，微軟使用現場活動和 Yammer。 他們教育員工使用 Yammer 建立將跨團隊的人員聯繫起來的社區。
解決業務中斷問題
鑑於 COVID-19 危機為全球供應鏈帶來了挑戰，許多公司都遇到了營運中斷。 作為回應，公司的財務長（在某些情況下甚至是註冊會計師）可以採取措施來減輕風險，包括：
評估流動性風險
在這段時間裡，企業應該建立一個短期現金流監測系統來預測現金流問題。 Xero 等基於雲端的會計軟體平台可以提供協助。 您還需要嚴格注意營運資金，尤其是與收取應收帳款和管理庫存累積有關的營運資金。 聯絡您的金融機構，確保您在人工智慧的幫助下能夠在這段困難時期獲得緊急現金。 在整個危機期間，與供應商保持定期聯繫，以識別潛在風險，並與客戶保持定期聯繫，以確保他們的安全。
調整銷售方式
為不確定的市場做好準備的第一步是承認您可能遭受的損失。 例如，如果您必須取消預計會產生潛在客戶和收入的現場活動，那麼如果沒有這些活動，您的通路差距是多少？ 第二步是製定一個計劃來填補這一空白。 根據您的業務模式，您可能希望將重點轉移到數位業務活動以及透過電話、電子郵件或社交媒體進行對外勘探。 考慮使用 Salesforce 等整合客戶關係管理平台，它可以幫助您透過個人化行銷吸引更多買家並增強更好的客戶體驗。
監控成本
您的公司需要監控直接成本上升及其對整體產品利潤的影響。 在某些情況下，有必要迅速採取行動並重新談判新條款。 您還需要監控您的供應商以確定他們可能受到的影響。 如果您從受冠狀病毒嚴重影響的供應商購買材料，您將需要尋找替代品。 這將提供臨時產能來滿足客戶訂單。 數位轉型是另一個可以考慮幫助降低成本或加快生產的選擇。
一次又一次評估業務策略
企業應考慮多種情景，並對未來一到三年的財務計畫進行壓力測試。 如有必要，請修改您的預算和業務策略以保持敏捷。 這也可能是您考慮籌集短期資本、債務再融資或從銀行、投資者或政府獲得額外信貸支持的時刻。 同時，審查營運成本並盡力削減任何非必要開支。
- 不僅要考慮今天會發生什麼，還要考慮明天以及以後會發生什麼。 由此產生的長期視角可以幫助您的公司以更健康、更永續的方式擺脫 COVID-19 大流行的影響。 通常，危機的反應視窗以月為單位，而復原則以年為單位。 透過今天立即採取行動，您將改變您的業務，以便明天蓬勃發展。
