对于企业来说，公司秘书扮演重要角色，有效确保企业合规性、绩效及效率等关键要素。阅读本文，NOVA将对比公司秘书及私人秘书的分别，并全面讲解公司秘书要求、责任及工作内容，为你提供全面支援。
公司秘书是什么？与私人秘书有什么分别？
提起秘书或会联想到私人秘书一样，需要处理电话、安排行程等事务，但公司秘书与私人秘书的职责不同。公司秘书为企业的专业行政人员，持有特定专业牌照，负责监管在香港注册的公司的企业管治发展，并确保公司的一切营运和决策合符《香港公司条例》且遵守法例。
为什么需要公司秘书？
公司秘书的职责范围广泛，包括：
确保企业符合《公司条例》的规定
依照《公司条例》，有限公司必须遵守多项法定规定，包括：制定公司章程、维护公司记录、定期召开董事会及股东大会、提交年度申报表等。
与监管机构联系
公司秘书代表公司与政府部门沟通，处理各种法定文件、申报事项以及其他相关事宜。
申报有关公司的法定变更
每当公司的董事会成员、公司名称、股权结构等，一旦有所变更，公司秘书必须在法定期限内向相关政府部门提交申报文件。
监管公司管治
公司秘书必须密切关注上市条例的最新动态，确保公司在日常运营中严格遵守相关规定。此外，公司秘书有责任监督公司资讯的披露，确保市场能及时获取准确的资讯，以维护市场的公平性。
平衡各方利益
董事会与管理层意见分歧时，公司秘书扮演着重要的沟通桥梁，协助双方达成共识。此外，公司秘书也能提供即时且深入的公司资讯，协助董事会做出更明智的决策。
公司秘书服务是什么？
公司秘书服务，由专业人士协助确保公司符合法规要求，并有效处理公司事务。而公司秘书的主要工作内：
- 维护法定纪录： 包括股东名册、董事名册、会议记录等，确保公司符合香港公司条例的规定。
- 安排会议： 负责组织并召开董事会会议、股东大会等，并记录会议内容。
- 呈交法定文件： 将公司相关文件（如周年申报表）呈交公司注册处。
- 税务申报： 协助公司处理税务申报事宜。
- 提供专业建议： 在公司法规、公司治理等方面提供专业建议。
公司秘书的要求？
根据香港公司条例，有限公司必须委任一名公司秘书。虽然没有明确规定公司秘书必须具备学历或专业资格，但最好找具有专业知识及经验的秘书公司担任，以免付上不必要的法律风险。而委任秘书公司时，其公司必须在香港注册或设有办事处，并持有「信托及公司服务提供者牌照」。于公司注册处网站查看持牌人登记册，以确保任命秘书公司已完成登记。
老板或董事能自己做公司秘书吗？
可以。 公司的董事或股东能自己担任公司秘书，但需视乎公司董事数目。 《公司条例》明确规定，单一董事的公司不能由该董事兼任公司秘书，有机会构成法律风险。建议初创企业，特别是缺乏相关专业知识的创业者，委托专业的秘书公司处理公司秘书事务，以确保公司运作合规。
聘请公司秘书注意事项
公司秘书法律责任有什么？
公司秘书的法律责任相当重大，直接关乎公司的合法运作。 他们必须确保公司遵守相关的法规，并对公司的法定事务负责。若因公司秘书的疏忽或错误导致公司违反法规，或给公司带来损失，秘书本人可能要承担法律责任，甚至面临法律诉讼。因此，公司秘书必须具备专业的法律知识，并谨慎处理公司事务。
如何选择合适的秘书公司？
寻找合适的秘书公司，应考虑以下因素：经验、专业资格、服务范围、收费及客户评价等。 NOVA公司秘书服务，由拥有特许公司秘书（CCS）及注册会计师（CPA）的专业团队经营，具备超过15年经验，提供优质全面的一站式解决方案，包括收取及回覆所有政府信件、与股东及持份者保持沟通等，确保公司遵守当地法律法规。
常见问题（FAQ）
香港企业是否必须委任公司秘书？
企业在完成公司注册之日即需委任公司秘书，其资料将于公司注册过程中被登记。
公司秘书需要注册牌照吗？
提供专业公司秘书服务的秘书公司必须在香港注册或设有办事处，并持有「信托或公司服务牌照」；若未持有相关牌照，则属违法。
